商学院 姚磊 蒋景楠 徐群
摘要：项目管理理论是一门能够将多种知识、技能、工具和技术应用于项目活动以满足项目需求的管理技术。高校共青团由于其所处地位的特殊性而显得尤其重要。面对在领导青年开展各类活动时，出现的诸如进度安排不力，成本控制不严等一系列问题。提出将项目管理理论引入到团学工作的实践中来，能使高校团学工作的开展更加顺利，并取得较好的效果。
关键词：项目管理;高校团组织;团学活动
1问题的提出
1.1 项目管理的产生
项目是具有明确目标的一次性任务，而项目管理是指在项目活动中运用知识、技能、工具和技术以便达到项目要求的过程，即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标，指出了项目管理涉及的范畴及要达到的目标。
项目管理的知识体系一般包括九个组成部分：项目整体管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、沟通管理、风险管理、采购管理和人力资源管理。项目管理的知识体系与一般管理知识在很多领域相互交叉或有所修正，其中包括财务管理、管理沟通、人力资源管理等。
1.2项目管理的发展
现代项目管理通常被认为始于20世纪40年代，比较典型的是美国研制原子弹的曼哈顿计划。20世纪50年代，在美国出现了关键路径法（CPM）和计划评审（PERT）技术，这是现代项目管理出现的象征。其中一个成功案例就是在1957年，美国杜邦公司把CPM方法应用于设备维修，使维修停工时间由125小时锐减到78小时。1958年，美国人在北极星导弹设计中，应用PERT技术，把设计完成时间缩短了两年。20世纪70～80年代项目管理迅速传遍了世界其他各国，并在20世纪90年代进入了新的发展高潮。
项目管理被发展和提炼成一种具有普遍科学规律的独立行为模式，是近十几年来的事情。项目管理在理论和方法上都得到了更加全面深入的探讨，逐步把最初的计划和控制技术与系统论、组织理论、经济学、管理学等以及项目管理的实际结合起来，并吸收了控制论、信息论及其他学科的研究成果，发展成为一门较完整的独立学科体系。
1.3本文研究目的
项目管理理论在许多方面的运用都被证明是非常成功的，而高校团组织在开展各项工作时，面对出现的问题缺乏系统规划和处理机制，使引入项目管理理论成为一种行之有效的办法。运用项目管理成熟的理论体系，可以积极调动高校团学组织的资源，并在时间管理、成本管理、沟通管理以及人力资源管理等各个方面拥有明确的指导思想和指标体系。这将对高校团学组织各项工作的有效开展起到非常积极的作用。
本论文将项目管理理论的概念引入团学组织的活动中来探讨其应用研究。与企业相比，团学组织的活动项目安排和管理有着其特殊的一面。如何借鉴使用项目管理理论中成熟的方法和工具，将是研究的重点。
相对企业中的项目管理，团学组织中的项目管理将是一个新概念和新领域，有着不同的内容。本论文将通过对其活动情况的研究，分析出其存在的问题，并根据相关理论的指导，归纳出帮助其建立项目管理体系的途径，以提高团学组织的绩效。
2 高校团组织
2.1高校团组织的作用
高校团组织工作是高校工作的重要组成部分，是共青团工作的重点。高校团组织的主要对象是在校大学生，属于较高的文化知识层次，在国家的人力资源结构中，他们作为开发中的储备性资源，最终将成为推动生产力发展的主体力量。而且，高校团组织工作置身于科学文化的集散地，处于先进文化发展的前沿。大学生作为青年中的优秀群体，他们思想活跃、敏锐，知识面广，对社会问题十分敏感，他们的思想状况在一定程度上对全团青年有着引导性影响。
2.2新时期对高校团组织的要求
面对新世纪，作为“中国共产党领导的先进青年的群团组织，中国共产党的助手和后备军”的共青团组织，将担负起时代赋予的历史使命。高校团组织必须按照党对当代青年提出的要求，根据新时代青年的成长规律和特点，因势利导的进行教育。
首先，要引导大学生积极参加社会实践活动。到实践中去接受锻炼，对促进青年一代的健康成长和建功立业，具有重要的指导意义。其次，积极营造健康向上的校园文化氛围。校园文化建设通过营造一种文明、健康、高品位的文化氛围和精神氛围，去熏陶和感染学生；通过一系列知识性文化活动，像学生传播更广泛的文化信息；高品质的文化娱乐活动又将提高学生的审美情趣和高尚情操。最后，必须加强团的组织建设，为高校团的各项工作提供强有力的组织保证。一方面，团的活动、团的工作质量与效果，与团组织的战斗力紧密相关。另一方面，团组织要加强对学生会组织、学生社团组织的工作指导，着力构建“一体两翼”的大团建格局，帮助学生实现自我教育、自我管理和自我服务。
2.3高校团组织运行中的问题
目前，高校团组织在运行中存在诸多的问题，需要在今后的工作中加以改进。
2.3.1整体协调有待提高
在高校团学组织的学生活动当中，时常出现协调不当，导致具体部署出现冲突的情况。一方面团学活动的举行，需要向各管理部门申请，通过整体的协调安排来给活动的开展定位，包括明确时间、地点等基本要素。另一方面，团学组织内部的协调也需要进一步的提高，明确的分工和职责能有效细分工作，再加上组织内顺畅的相互沟通，成员才能统一思想、有条不紊的开展各类活动。整体上缺乏有效的调控体系是一个根本性的问题，需要形成这样的体系，不仅要引入理论指导，更要在实践中加以摸索和总结，形成某种团学组织内特有的模式。
2.3.2进度安排较差
在团学组织的各类活动之中，一直以来对于各项活动的安排都缺乏进度控制，一般情况下都是按照实际操作的程度来确定接下去的步骤。针对这个问题，就有必要在团学活动中引入一种管理体系，来指导、规范青年团员们有效安排活动的进程，并有预见性的提示可能遇到的问题，如何采取最有效的方法来抑制这些问题的出现，如果一旦出现了，又能有切实可行的办法来解决。
2.3.3成本控制需要加强
在高校团学活动中成本控制是一个突出的问题，因为缺乏计划和统筹，对预算的估计不足，导致在整个活动中的成本随着组织工作的深入，呈现阶梯状的上升趋势，使组织者陷入被动，整个活动的筹备工作被打乱，只能采取不断增加成本的方式来弥补各种出现的问题。高校团学组织本身在经费方面就不充裕，就更需要注重成本方面的控制。尽量以较少的成本来为广大师生开展更多丰富的第二课堂活动，是团学组织领导者追求的目标。
2.3.4组织内沟通不充分
在高校的团学组织中，所有的活动都可以作为一个独立的项目来运作。而上层管理者就是团委老师，客户就是在校的广大青年团员，项目团队主要由老师领导、学生骨干成员组成。在这三者之间的沟通显然还不够充分，一般情况下项目团队和老师之间以及项目团队内部的交流是相对较多的，与青年团员之间的沟通有时候就往往没有引起足够的重视。
2.3.5缺乏绩效管理
绩效管理不仅体现在对于服务或产品的管理上，而且体现在对项目管理程序的管理上。而高校团学活动在这个方面存在着不足。其一，对整个活动程序的安排缺乏控制，无法保障每一步都能高质量的完成。其二，对于活动的结果，缺乏有效的奖惩机制。各项活动应加入奖励机制，来鼓励那些表现出色的学生骨干，同时肯定他们在工作中采取的方法，加以推广和借鉴，不断完善机制；如果出现问题，就要找出产生这些问题的根源，并采取防范措施。针对学生骨干的失误之处，在适当教导的基础上，可以采用趣味的惩罚措施，激励他们在以后的工作中吸取教训。
2.3.6人力资源管理不成体系
目前为团学组织工作的人员当中，一部分是专职的团委老师；另一部分，则是学生骨干。其中对于学生骨干的管理不成体系，人员流动性比较大，人才培养没有系统化，而且在如何充分发挥所有青年团员的智慧和力量上也处于比较初步的阶段，尚没有形成有效的机制来利用这部分资源。因为高校青年团员的实际情况，对于他们的管理和企业员工的管理存在区别，然而管理方法的借鉴却是迫切需要的。
3项目管理理论在高校团组织中的应用
3.1应用的可行性
项目管理理论存在诸多的优点，其系统的管理方式，有很多值得借鉴的好方法、好思想。其理论要点涉及的九大知识领域，包括整体管理，范围管理，时间管理，费用管理，质量管理，人力资源管理，沟通管理，风险管理和采购管理。每一个方面都有许多在实际操作中能发挥良好管理作用的工具和方法。这些框架构建出一条成功的道路，在这些明确的要求指导下，既能在宏观下得到良好的管理，又能在微观上体现明确的细节要求。项目管理理论在众多领域都已经得到了应用，特别是在基础设施建设等方面都已经有了丰富的案例来证明其理论的科学性和可操作性。
目前高校的团学组织很活跃，年青的学生们乐于参加各项活动，也有主观上的意愿来举办各类有益的活动项目为所有的学生们服务，这些条件造就了精彩的校园文化。团学组织作为整体运行的平台，在思想和行为上要引导青年团员不断成长，通过“一体两翼”的建设来帮助学生实现自我管理和自我教育。
高校团学组织在教育、指导青年的过程中，确实需要项目管理理论的指导，来为整个团学组织的建设和活动安排提供有力的支持，全面系统的提高团学组织的运行效率，解决目前在工作中存在的各类问题，改进低效率的措施，举办更多精彩的团学活动。高校团学组织的各类活动都可以看作为一个具体项目来运作，既符合发挥青年团员主观能动性的主观需要，也能提高活动的整体组织效率和影响。但是高校毕竟是青年学生学习、锻炼、成才的摇篮，和企业运作项目的方式有所不同，所以一定要解决好把项目管理理论的精髓融入进团学组织各项工作中去的问题。作者探索着从完善组织职能，提高活动项目的整体管理，规划活动进度安排，加强成本控制，充分实现组织内的沟通，引入绩效管理，构建人力资源管理体系等七个方面着手。
3.2应用的主要方面
3.2.1高校团组织项目整体管理
高校团学组织项目整体管理的内容包括：
第一：项目活动的整体计划制定，形成文档资料。
第二：整体计划的实施，在按照计划纲要的基础上，指导各方面计划的实施。
第三：项目进度的跟踪监测，及时发现存在的问题。
第四：需要计划变更时，识别、评价、调整和管理变更的整个过程。
可以在团学组织中使用的项目管理理论工具有：
1、工作分解结构图（WBS），即将项目按照其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图，可以把项目分解到相对独立、内容单一、易于成本核算与检查的工作单元，并把它们在项目中的地位和构成表示出来。
2、线性责任图，明确项目中各人的职责，阐明他们之间的关系，也明确在与项目成员的配合中应承担的责任。
在活动的整体管理中，要加入跟踪与控制的过程。在执行计划后，适时的提供反馈信息，也就是对影响项目进展的内外部因素进行及时的、连续的、系统的记录和报告。根据这些信息，再对计划进行调整、控制。
3.2.2高校团组织项目时间管理
在项目的时间管理中，项目活动的排序、制定项目进度计划及对其的控制都是高校团学组织活动中相对比较缺乏的方面。一些常用到的工具和方法，例如甘特图技术、关键路径法（CPM）等。
网络图的制定可以清晰的显示各个进度之间的先后顺序和相互关系，并能找到活动的关键路径。加上估算出各个进度步骤所需要的时间，以及活动目的的具体要求，例如地点、时间等后，大致可以对活动的进度进行整体的控制了。从网络图中可以了解到步骤需要在什么时间开始，什么时候必须结束并开始下个步骤，以及实施具体步骤时能推后的时间。
高校团学活动的组织者在制定出进度计划以后，一定要对网络图实施跟踪，严格控制活动的整体进展情况。
3.2.3高校团组织项目成本管理
在有限的资源条件下，尽量最大程度的扩大活动的影响和效果一直以来是团学组织追求的目标。引入成本控制的概念对于团学组织的活动开展时更合理的安排资源具有重要的作用。
在活动筹备时，一定要先对所有的成本支出进行估算，把具体的项目都清楚的罗列出来。可以借鉴项目管理理论中的专家判断法，找有经验的老师对费用进行一下估算。一般情况下，可以取得比较满意的效果。也可以借鉴自下而上法，将活动的结构分解出来，对相对独立的工作细节的成本估算会比较精确、快捷。
在基本估计出成本支出的情况下，要有效的对成本进行控制，特别是不确定性成本的控制是关键。了解可能引起成本变化的因素，对这些因素加以重视，并在需要的时候采取一定的办法进行变更。对于团学组织来说，资金资源相对有限，所以加大成本预算的可能性不大，只有在一些具体成本费用相对压缩的前提下，为其余工作增加成本提供更多的支持，属于内部调整的情况会比较适合。
3.2.4高校团组织项目沟通管理
有效的项目沟通，可以确保在适当的时间以低代价的方式使正确的信息被适当的人所获得，以便于更好地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程。有效和经常的沟通对于保持活动进展、识别潜在问题、征求建议以及改进绩效、满足学生需求是非常重要的，同时也是对项目的发展和人际关系的改善都将起非常重要的作用。及时的信息沟通可以帮助高校团学组织的老师掌握团队各方面的情况，找出存在的问题，为进一步开展活动提供依据，使各块的工作协调一致，组织内成员也明确各自的工作职责。对于青年团员来说，也是表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要途径。
在团学组织内，一般存在口头沟通和书面沟通两种形式。口头沟通以面对面、电话、邮件和即时通讯软件（例如：MSN等）形式实现。当代青年都乐于接受和支持这样的方式，网络时代的到来也让沟通渠道更加丰富。高校团学组织需针对当代青年的这些特点来加强沟通工作。书面沟通则如通知、信件和总结等，在上下级之间传阅或者起到备忘录的作用。当信息无法及时传送时，这是比较有效的沟通方式，而且可以长时间的保存和查阅。此外，团学组织要充分了解双向沟通的重要性，给团队布置工作的同时，积极听取同学们的建议和意见，从活动安排到成员成长等各方面都给予他们关心和指导。
3.2.5高校团组织项目绩效管理
绩效管理是项目管理的四大核心知识领域之一，在其理论要点中，PDCA循环阐明了绩效管理的基本顺序，计划阶段（Plan），实施阶段（Do），检查阶段（Check）和处理阶段（Action）。在P阶段，需要分析存在的绩效问题，以及产生这些影响的因素，针对主要因素制定对策并执行计划。在D阶段，即按照分工去执行。在C阶段，即检查执行情况和实施的效果。在A阶段，把取得的经验和教训纳入制度之中，指导今后的工作，特别是防止同类问题的出现。这些方面在团学组织开展活动的过程中都有着实际的借鉴和操作意义。活动项目完全可以分为这四个阶段来执行，并形成良好的循环。
在高校团学活动中，普遍缺乏相应的绩效管理体系，导致的结果就是成员在活动结束后，积极性受到一定的影响，而且在整个组织活动的进程之中一直会出现不同程度的问题阻碍活动的进展。如果把项目管理的绩效管理体系结构，取其适合团组织现状的部分知识点结合到工作中来一定可以取得良好的效果。例如，基本的PDCA循环融入进团组织的工作之中，就会在组织活动时建立一个绩效控制的框架来规范各项工作，也在所有成员中建立了重视绩效，以绩效作为工作最终目标的理念。
3.2.6高校团组织项目人力资源管理
对于一个项目活动来说，人力资源就是所有与项目有关的具有项目所要求能力的人员的总和。高校团组织在人力资源管理上，一方面要根据项目活动的最终目标、项目活动进展情况和外部环境的变化，采用科学的方法调配人力资源，满足活动的实际需要。另一方面，要从思想、心理和行为上对项目团队成员和其他有关方面人员进行有效管理，激励并保持他们的献身精神，最大限度地挖掘其潜能，调动其积极性。
在高校团组织中组建活动项目团队时，一般包括三方面的步骤：
（1）活动组织团队的规划编制。就是先确定书面的人力资源计划，包括分配项目的任务，确定项目需要的角色、各个角色应承担的责任以及诸角色之间的上下级关系等。在项目团队组建初期，根据项目总体目标，进行工作的划分，然后确定各个岗位的人员、职责及相关制度。为便于管理，将团队内的人员相应分成若干管理层次，并使成员清楚自己所处的位置，让他们明白如何才能取得需要的指示和决策信息。团学组织中，一般包括老师、学生干部和学生骨干三个层次。
（2）招收人员，建立项目团队。从团学组织中物色需要的人员，把他们安排进团队，并把组织规划阶段确定的角色连同责任和权力分配给各个成员，明确他们之间的相互关系。在高校团组织中，采取面试是了解所需人员的常用方法，学生干部可以起到项目经理的作用，具体选择符合职位要求的同学加入到团队中来。在团队组建之后，也要编制一份准确、详细的项目成员名单，包括联系方式等具体信息。
（3）有效项目团队的建立。团队建立后，团学组织要提高每一个成员以及团队整体的技能，使其成为有战斗力的高效团队。团队的建设要根据项目计划、人员配备计划和外部对团队表现的反馈来进行，具体的方法包括：为提高项目团队工作效率而开展相关活动，例如表彰会、工作之余的娱乐活动等；以沟通确保成员保持相互沟通，构建和谐的组织文化；激励体系能够促进和加强正面引导，是调动成员积极性的有力手段，并且要注意物质鼓励和精神鼓励结合。此外邀请以往优秀的学生干部来组织内和成员们交流也是一种方式之一。
4 结束语
面对新时代的机遇和挑战，高校团组织为了适应时代的要求，需要改进存在的一些问题，进一步做好联系青年团员、教育青年团员、领导青年团员的工作。项目管理理论系统化的知识体系和理念，在实践中已经得到了证明，只要遵循其设定的系统渠道，就一定能取得成功。
本论文在详尽阐述项目管理理论优点的基础上，又分析了目前高校团组织在运行中所存在的几个重要问题，提出将项目管理理论的理念和工具应用到高校团组织工作中去的论点。项目管理理论涉及的九大领域都拥有很多成功应用的理念和工具，结合实际情况，有选择的将其中一些精髓融入到团组织的运行中。从团组织一开始就实施团队建设，在活动前期准备时借助范围管理中WBS来阐明分工，利用进度管理中的网络计划图来控制项目活动的进展，并运用成本管理的理念来管理活动成本，同时强化组织内的沟通以及加入绩效管理的观念，再到构建团学组织人力资源管理体系，都做了一定的研究。
不过，项目管理理论在高校团组织中的应用研究处于刚刚起步的阶段，各方面没能达到更深层次的分析，基本树立了一个研究的方向和框架，希望在日后的研究中能进一步深入讨论，并能使未来的应用取得更好的效果。
参考文献
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